仕事のルール その11

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私がまだ、会社員だったころ、私の部署でこんなことがありました。

PCにあるデータを、1つずつ取り出して、まとめて別の部署に送るということをしていました。

そして、そのデータは、他部署が受け取って処理しないといけないものだったんです。

これはいたって単純な作業で、誰でもできることではあったんですけど、これがまた業務をすごく圧迫していたんです。

とても単純なその作業は、なんと3時間程度も要するものでした。

この作業に対する時間の割き方に問題を感じたメンバーは、作業時間を短縮しようとしました。

そこで注目したのが、

移行するデータの種類の削減だったんです。

実は、そのデータは7個ほどの項目に分かれていたのですが、1項目分かれば他をまかなえるようなデータだったんです。

移行データが7個から1個に減れば、作業者にとっては大変な時間削減になります。

結局、ワケあって2個までしか削減できませんでしたが、作業時間は大幅ダウンです。

これは、仕事のルールにも採用されている次のルールを実践したものでした。

第11条
成果をあげない仕事を知り、なくす

毎日仕事をしていると、必ず「いつもやっているから」という理由だけで行われる仕事が出てきます。

もちろん、最初は意義があって始めた施策でしょうから、はじめのうちは何かしらの成果をあげているはずです。

でも、意外と多いのが、知らないうちに不要な作業となっていた、というケースです。

衝撃的かもしれませんが、他部署に渡すためのデータ作成なんかでは、他部署でのワークフローが変わってしまい、意義のあった業務が無意味になったりするんです。

フローが変わった時点で、他部署にちゃんと報連相をするのがマナーですが、そういうのって、できてないことが意外とあったりします。

だから、いつもルーチンでやっている仕事であっても、必ず振り返りの機会を設けないといけません。

そこで、オススメなのがすべての仕事の行き着く先をしっかりと確認すること。

他部署にデータを渡しているなら、データが最終的にどのように使われているのかまで確認をしましょう。

結構、「あ、それもう使ってないんです」なんていう恐ろしい返事が返ってきたりするものです。

それが分かれば、その業務はスパッと切り捨てましょう。

仕事を減らす方法なんて2通りしかありません。

1つは、自分以外に任せること。

もう1つは、仕事そのものをなくすことです。

この2つが業務の効率化のカギとも言えるんです。

ただ、前者は後進が育っていないとできないので、まずは仕事の削減に力を入れてみてください。

今まで見直しをかけずにルーチンをやってきた企業なら、仕事の時間をグッと減らすことができるはずです。

本当に成果を上げるためにも、成果につながらない仕事はバンバン削っていきましょう!

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